종이없는 사무실 (Paperless Office)을 통해 살펴보는 종이 사용 현황

앞서 [IT BIZ 컨설팅/The future] - 종이없는 사무실 (Paperless Office)의 목적과 미래 에 대해 논하였다.
숲을 보고 난 후 나무를 보고자 하는 의미에서 개념과 목적에 대한 부분을 언급한 것이다.

최근 종이없는 사무실 (Paperless Office)을 추진하는 데 있어 지나치게 종이를 사용하지 말아야 한다라는 강박을 받는 듯하여 좀 안쓰러운 면이 없지 않다.
종이없는 사무실 (Paperless Office)은 전산화로 얻을 수 있는 우리의 미래 사무실을 상징적으로 표현한 것이라고 생각한다. 환경에 대한 중요성의 부각으로 종이를 사용하지 않기 위해 IT를 도입하는 것 처럼 효과가 목적화 되는 경향이 있다. 다시 한번 언급하지만, 종이없는 사무실 (Paperless Office)을 추구하는 데 있어서 당분간은 종이를 완전히 배제할 수 없다. 아마도 가까운 미래에는 가능할 수 있을 것이나, 지금 현재에는 종이 사용량을 줄이는 효과를 가져갈 수 있을 것이다.

현재 종이없는 사무실 (Paperless Office)을 올바르게 구축하기 위해서는 전산화와 더불어 업무 스타일의 변화도 함께 추진해야한다. 즉 업무에서 불필요한 종이의 사용을 줄이고, 종이 사용에 대한 가이드 마련, 생산, 유통, 보관, 폐기의 룰을 정해서 최소화하는 것이 필요하다. 이를 위해 기본적으로 EDMS를 구축할 때 BPR을 시행한후 MPS를 함께 도입하는 것이 좋다.
그리고 종이의 라이프사이클과 사용에 따른 가이드규정 및 전자문서와의 호환성에 대한 룰도 정해 놓을 필요가 있다.
이렇게 함으로써 효율적인 업무를 위한  합리적인 종이 사용과 정보와 지식의 구축에 도움이 될 것이다.

합리적인 종이 사용에 대한 룰 가이드가 미래 사무실에 종이없는 사무실 (Paperless Office)을 구축하는 데 거쳐야 할 과정이며, 이를 통해 업무를 보는 사람들이 편해짐으로써 업무의 효율성, 경제성을 가질 수 있다.

환경적인 시각에서 종이사용에 대한 것을 한번 살펴볼 필요가 있다.
종이는 사람들에게 물과 공기와 같은 존재로 없으면 불편하지만, 사용에 있어서 큰 불편이나 제약이 없는 존재이다. 그 만큼 우리 가까이 밀접하게 밀착되어져 있다. 종이가 공장에서 대량생산체제가 이루어지고, 컴퓨터의 발달로 PC가 보급이 되면서 정보와 지식의 양이 폭발적으로 늘어나면서 종이가 우리 생활에서 떨어질 수 없는 관계가 된것이다.

하지만 종이를 만들기 위한 과정을 살펴보면 어마어마한 환경파괴가 이루어지고 있기에 종이 사용에 대한 시각과 인식을 다르게 가져가야할 필요성이 있다.

종이 1톤을 생산하려면 30년생 나무 17그루와 물 25만리터가 필요하다. 그리고 우리나라는 매년 800만톤이상의 종이를소비하며, 매년 240만톤이상의 펄프를 수입한다. 우리나라가 소비하는 종이를 생산하기 위해서는 매년 경기도 면적의 2.4배 면적의 산림이 훼손되어야 한다. 또한 제지 공장에서 종이를 생산하고 유통하는 데에 따른 환경저해 요소까지 고려한다면 종이로 인해 발생되는 환경 피해는 상당하다. 탄소배출권과 관련되 전세계의 움직임에 준비하고 대응하기 위해서도 종이의 사용을 줄이기 위한 노력은 필요하다.

정보통신산업진흥원의 2010년2월 발표에 따르면 업종별로 종이문서의 사용량이 가장 많은 곳은 공공과 금융부문이다.
이 두 부문의 종이 사용량이 기타 다른 부문의 사용량의 절반가까이를 차지하고 있다. 그러므로 공공과 금융부문의 종이문서 절감에 대한 노력이 선행되어지고, 그에 따른 시너지가 타 산업부문으로 확산되어 안착되는 것 바람직할 것이다.

정부(지식경제부) 발표에 따르면 2015년까지 전자문서 사용을 50%까지 확대시키며 종이문서 사용량을 09년 대비 20% 절감과 탄소배출량 연 400만톤 감축이라는 목표와 비전을 제시하고 있다. 이를 실현시키기 위한 구체적이고 다양한 추진 과제를 설정을 해가고 있다.

위에서도 언급한 부분을 다시 한번 더 강조하면, 종이문서를 줄이며 종이없는 사무실 (Paperless Office)을 구현하기 위해서는 IT기술과 함께 업무적으로 종이 사용에 대한 룰 가이드와 종이를 줄이기 위한 사용자들의 인식 전환이 반드시 필요하다.
현재 종이는 물과 공기 처럼 너무 친숙하고 없어서는 안되는 것 처럼 일상화 되어 있지만, 물과 공기는 대체가 되지 않지만 종이는 전자문서로의 전환이 가능하며, 그렇게 하기 위해서는 지금부터 조금씩 적응하고 익혀가야 할 것이다.

종이없는 사무실 (Paperless Office)를 위한 종이 사용을 줄이거나 없애는 것이 아닌 환경을 위한다는 관점에서도 필요함을 인식할 필요성이 있다.

 

 

 

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M&M Networks (주)

이사  김성원  

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