종이없는 사무실 (Paperless Office)의 목적과 미래

종이없는 사무실(Paperless Office)은 1975년 제록스 팔로알토 연구소 소장 조지페이크가 미국의 비지니스 위크지에 향후 20년 후의 미래의 사무실 (The Office of the Future)로 전망하며 언급하였다. 조지페이크가 전망한 세상은 IT기술 진보에 따른 전망을 한 것이며, 그의 전망은 상당부분 지금도 유효하다. 이유는 당시나 지금이나 기본적으로 통신과 네트워크 컴퓨터와 솔루션에 대한 것들을 갖추고 있었고 각 기술들의 진보를 통한 종이없는 사무실(Paperless Office)을 전망하는 것은 전문가 입장에서는 충분히 가능했으리라 추측한다.

조지 페이크가 전망한 1975년이후 26년이 지난 지금 종이없는 사무실(Paperless Office)은 스마트&클라우드의 기술을 기반으로 세상의 화두가 되어 업무문화를 바꾸어가고 있다.

종이없는 사무실(Paperless Office)이 추구하는 목적은 무엇일까? 그리고 진정한 종이없는 사무실 (Paperless Office)이 현재 구현되고 있는 것일까? 하는 의문에 대한 대답을 하나씩 풀어가야할 필요가 있다고 본다.

종이없는 사무실(Paperless Office)은 단순히 사무실에서 종이를 줄이거나 없애고 모든 것을 전산화 하자는 의미는 아니다.
종이를 줄이거나 없애는 것은 상징적 의미이며 새로운 업무환경을 조성하여 개인과 기업에게 가치를 부여하고자 하는 것이 목적이다. 개인에게는 삶의 질의 향상을 통한 업무의 효율성과 자기 실현의 기회를 제공하고, 기업에게는 경제성과 경쟁력을 통한 창조적 기업문화를 만들 수 있는 환경을 조성할 수 있다.

종이없는 사무실(Paperless Office)은 조지 페이크가 전망했을 때 보다 더 확장된 개념들이 제시되어 사용되고 있다.
환경과 에너지 절감부분으로 Green IT, 언제 어디서나 업무를 자유롭게 볼 수 있는 Mobile Office와 SMART Work의 개념들 속에는  종이없는 사무실(Paperless Office)이 모두 포함되어 있다.

Green IT,  Mobile Office와 SMART Work 그리고 종이없는 사무실(Paperless Office)이 추구하는 목적은 무엇일까
Keyword로 보면
<  협업 / 의사 소통 / 정보와 지식의 공유 / Web 2.0(상호작용) /  Intelligence / Anytime / Anywhere
    프로세스 구축 / 표준화 / 효율성 / 경제성 / 경쟁력 / 업무 환경 변화 / 기업문화 창조 
    탄소배출량 감소 / 에너지  / 자연환경/ 삶의 질 변화 /  > 등이다.

종이없는 사무실 (Paperless Office)의 구축목적은 정보와 지식의 생산과 편집, 보관, 유통, 공유를 통한 업무의 효율화를 구현하고 개인과 조직의 경험을 정보와 지식과 결합시켜 조직의 경제성과 경쟁력을 갖추도록 한다. 언제 어디서든 원하는 정보와 지식을 찾고 그것을 통해 새로운 정보와 지식을 창조하고 사람과 공유하고 소통하면서 즉시 실천할 수 있는 업무 문화를 구축해나가는 것이 바로 종이없는 사무실 (Paperless Office)의 모습이 될 것이다. 모바일 오피스 (Mobile Office) 또는 스마트 워크 (SMART Work) 모두 종이없는 사무실 (Paperless Office)을 지향하고 그 목적이 같은 방향을 지향하고 있다.

종이없는 사무실(Paperless Office)은 미래의 새로운 문화를 창출하는 것이며, 업무적, IT적 시스템 구축을 통한 사람과 환경이 어우러져 행복해 질 수 있는 세상을 구축하는 것을 지향하고 있다.

종이없는 사무실 (Paperless Office)이 정착이 되고 실현되기 위해서는 업무환경 개선과 프로세스의 분석이 선행되어야 한다.
지금과는 다른 새로운 업무문화를 정착하기 위해서는  자율과 책임을 통한 능동적이며 창의적이며, 사람과 사람사이의 소통이 원활해지고 협업하면서 문제 해결능력을 극대화 시키는 것에 초점을 맞추어야 한다.
단순히 여건조성만으로 IT기반의 종이없는 사무실(Paperless Office)을 구축한 채 조직원들에게 적응하기를 강요해서는 안된다.

이미 오랜 시간 동안 기업이나 공공기관에서는 업무 전산화를 위한 방안들이 지속적으로 시행되어져 왔다. 업무 전산화의 목적은 위에서 언급한 종이없는 사무실(Paperless Office)의 추구목적과 맥락을 같이 한다. 초기 업무 전산화는 지식이라는 개념 보다는 조직내 정보 구축에 그 초점이 갖추어져 있었다. 이후 정보를 통한 지식의 창출에 따라 지식의 전산화에 대한 관심이 높아지면서 확대되었다.  

조직내 전산화는 일반적으로 Groupware->EDMS, EDI->ERP->CRM, SCM->KMS->EIP의 과정을 밟는다. 그리고 전산화를 위해서는 정보화전략(ISP)를 수립하고, 그에 따른 업무프로세스(BPM)의 분석과 설계를 한다. IT 관점에서 Groupware와 EDMS, EDI가 구축이 되면 기본적인 Paperless Office의 기본 인프라는 갖추게 된다. 그리고 ERP등의 내부 기관계 시스템과 KMS, EIP로 정보와 지식을 조직원들이 공유하고 유통하며, 협업하는 개념을 구축하게 된다.
이러한 인프라와 개념들은 IT기기의 발전과 사람들의 인식의 발전에 따라 더욱 효율적이고 경제적인 방법으로 발전하게 된다.
즉 메인 프레임에서 CS로 그리고 WWW에서 Cloud로 발전하면서 정보가  Input & Output에서 Hyperlink로 그리고 Web 2.0으로 발전하며 정보와 지식의 시너지를 극대화 시키는 방향으로 나아가고 있다.

종이없는 사무실(Paperless Office)을 환경을 구축 하고도 종이를 더욱 많이 사용할 수 밖에 없었던 것은 IT 디바이스의 다양성과 통신, 네트워크가 확충되지 못한 한계와 협업을 위한 솔루션의 미흡이 있었다. 그리고 EDI에서 문서포맷의 표준과 보안문제 그리고 문서의 보관과 관련한 기술적, 제도적, 법적 문제가 해결되지 않은 부분도 걸림돌이 되고 있었다.

OA전문 기업들이 EDMS기반의 종이문서를 디지털화 하는 종이없는 사무실(Paperless Office) 프로젝트를 활발히 수행을 하고 있으며, 솔루션과 SI 기업들은 EDI 기반의 EDMS 프로젝트들을 수행하면서 전자 문서 보관 프로젝트까지 수행을 하고 있다.
EDMS와 EDI부분은 문서의 디지털화를 의미하는 것이지 종이없는 사무실(Paperless Office)의 구축 목적이 아님을 다시 한번 언급을 한다.

최근 모바일의 발전과 스마트 기기들의 등장 그리고 클라우드 구축은 특정 장소에 지정된 사무 공간에서만 업무를 볼 수 있게 했던 기업업무 환경을 바꾸는 계기를 제공하고 있다. 그리고 정보화 전략(ISP)이 대기업, 중견기업과 공공기관 중심으로 설계되어 BPM이 진행되던 시절에서 이제는 클라우드를 통해 중소기업과 1인기업들에게 까지도 정보화 전략(ISP)기반의 플랫폼(PaaS)과 소프트웨어 서비스(SaaS)를 받을 수 있는 기회를 제공받을 수 있게 되었다.

종이없는 사무실(Paperless Office)이 지난 25년간 미래 사무실을 위한 개념적 기반 구축을 해왔다면 스마트 & 클라우드를 통해 구체적 실천을 위한 첫 단추가 채웠다고 볼 수 있을 것이다. 앞으로 넘어야 할 과제들로 문서 표준, 보안, 서비스 안정성등이 있지만 IT 기술의 발달과 사회적 합의에 의한 보완을 거치면서 상당부분을 해소할 수 있으리라 생각한다.

종이없는 사무실(Paperless Office)은 앞으로도 지속적으로 발전을 더할 여지가 남아있다. 현재는 IT적 관점에서 환경 조성이 이루어진 것이며, 앞으로는 변화된 환경에서 "기업의 사업 전략 수립"과 "개인들의 업무 전략 수립"을 설정을 하고, 조직 안에서의 개인이 아닌 개인에 의해 조직이 움직이는 새로운 업무 문화가 정착이 될 때 진정한 종이없는 사무실(Paperless Office)가 될 것이다.

아마도 향후 10년이내에는 스마트워크센터 또는 사무실로 출근하는 날과 자유롭게 어디서든 업무를 보는 날이 거의 비슷해지던지 아니면 출근하는 날이 오히려 더 줄어들 수 있을 것이다. 이는 협업과 공유 책임과 역량에 따른 개인의 역량을 조직이 받아들이는 새로운 업무와 비지니스 환경을 의미하는 것이다. 이러한 시대에 가장 필요한 것은 기업과 조직원간의 신뢰이며 창의적인 조직원들을 위한 기업들의 배려가 따라야 할 것이다.

이 글을 쓰면서 제기한 의문
종이없는 사무실(Paperless Office)이 추구하는 목적은 무엇일까?
그리고 진정한 종이없는 사무실 (Paperless Office)이 현재 구현되고 있는 것일까?
라는 부분은 상당 부분 해소가 되었으리라 생각한다.

종이없는 사무실(Paperless Office)은 미래의 사무실이며 미래의 우리의 기업문화와 생활문화를 엿보게 하는 키워드이다.
그리고 현재도 종이없는 사무실(Paperless Office)은 미래의 사무실로 계속 진화하고 있다.



** 참조
<Green IT>
Green IT를 살펴보면 환경에 대한 중요성 종이없는 사무실(Paperless Office)의 구축을 목적으로 추진되고 있다.
광의의 개념으로 종이없는 사무실(Paperless Office)을 구축하기 위한 인프라에서 부터 업무 영역까지 포괄적으로 다루고 있다.
그 목적에는 1) 탄소배출량 감소, 2) 에너지 효율화, 3) 스마트워크 구축, 4) IT기기의 지능화등이 있다.
Green IT는 IT기술의 효과적인 개발과 지원과 구축을 통해 기존 보다 경영 자원과 업무 환경의 개선을 통한 경제성을 갖춤과 동시에 자연환경에 기여하고자 하고 있다. 조지페이크가 미래 사무실(The Office of the future)을 전망한 이후 컴퓨터의 발달과 PC의 보급으로 종이 사용량은 오히려 늘어났다. 
그리고 환경의 중요성으로 Green IT 구축에서  종이없는 사무실 (Paperless Office)을 구현하는 데 나무를 주 원료로 하며, 공장에서 생산되는 종이를 줄이거나, 쓰지 않음으로 해서 자연환경에 기여하는 것에 목적을 두려는 시각도 있다.

<Mobile Office>
Mobile Office는 언제 어디서든 업무를 볼 수 있는 휴대기기들의 발전과 클라우드 환경의 영향으로 현장에서 실무를 보면서 회사와 실시간으로 업무를 공유하는 것을 의미한다. 스마트 기기와 클라우드 환경이 구축되기 전에는 제한된 업무 공유가 이루어졌으나, 지금은 사무실에서 업무 보는 것과 유사한 업무환경을 제공받고 있기에 Mobile Office를 구축하는 데 용이해졌다.

<SMART Work>
종래의 사무실 개념을 탈피하여, 언제 어디서나(Anytime, Anywhere) 편리하게 효율적으로 업무에 종사할 수 있도록 하는 미래지향적인 업무환경으로서 과거의 하드워크(Hard Work)와 대비된다. 스마트 워크는 집에서 업무를 보는 재택 근무, 휴대 기기를 활용하여 외부에서 일하는 모바일 오피스, 그리고 집이나 업무 현장과 가까운 곳에 위치한 스마트 워크플레이스(Smart Workplace, SWP)의 세 가지 새로운 업무 형태를 포괄하는 개념이다. -위키피디아 참조-

 

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M&M Networks (주)

이사  김성원  

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 Digital Signage, 융합 미디어  서비스 디자인 /  Consulting & Director  / Speaker / =================================================================================